Faktury dla uczestników wydarzeń – Integracja konta organizatora z platformą inFakt.pl i wFirma.pl

W ustawieniach konta organizatora. Strona otwiera się w nowym oknie oraz w edycji każdego wydarzenia dostępne są ustawienia dotyczące faktur: ustawienia integracji twojego konta organizatora Event on Click z twoim kontem w serwisie inFakt.pl lub wFirma.pl. Te dwie platformy umożliwiają automatyczne generowanie i wysyłanie faktur klientom na wskazany adres e-mail w formularzu zakupu biletu (rejestracji na wydarzenie). Celem tego typu integracji jest automatyczne wygenerowanie i wysłanie faktury użytkownikowi krótko po wykonaniu płatności online lub zatwierdzeniu rejestracji przez organizatora (w przypadku płatności zwykłym przelewem bankowym).

Ustawienia faktur znajdują się w 2 miejscach:

• Ustawienia konta organizatora Event on Click: gdzie podasz twój klucz API umożliwiający integrację z wybranym zewnętrznym serwisem (inFakt.pl lub wFirma.pl)
• Edycja wydarzenia, gdzie zdefiniujesz stawkę VAT, a w przypadku zwolnienia z VAT-u dodasz odpowiednią informację do faktury
  • Dla wydarzeń z walutą sprzedaży USD lub EUR możesz ustawić krótszą listę krajów do wyboru w formularzu „dane do faktury”. Pełna lista obejmuje 48 krajów, jednakże możesz wybrać tylko listę krajów Unii Europejskiej (27 krajów, opcjonalnie możesz z tej listy wyłączyć Polskę) lub (niepełną) listę krajów OECD (29 krajów, opcjonalnie możesz z tej listy wyłączyć Polskę).

Szczegółowe informacje dotyczące faktur

1. Faktura zostanie automatycznie wygenerowana na podstawie danych podanych przez twojego klienta tylko wtedy, kiedy bilet zostanie opłacony online lub bilet zostanie ręcznie przez ciebie zatwierdzony w panelu organizatora (w przypadku płatności przelewem tradycyjnym).
2. Faktura zostanie automatycznie wysłana na adres e-mail klienta podany w formularzu zakupu biletu (rejestracji na wydarzenie). Nadawcą tej wiadomości będzie serwis inFakt.pl lub wFirma.pl. W twoim koncie w serwisie operatora faktur zobaczysz odpowiednie informacje lub komunikaty poświadczające wysłanie faktury.
3. Wiadomość z fakturą zostanie wysłana do klienta w ciagu niecałej minuty od momentu opłacenia biletu online lub ręcznego zatwierdzenia biletu przez ciebie (w przypadku przelewu tradycyjnego). W przypadku serwisu infakt.pl: kopia faktury zostanie wysłana także na adres e-mail przypisany do twojego konta w serwisie inFakt.pl
4. Po wysłaniu faktury do twojego klienta, w panelu organizatora Event on Click zobaczysz odpowiednią informację na liście uczestników w zakładce Uczestnicy oraz w szczegółach danego biletu.
5. Faktura zostanie oznaczona w serwisie operatora faktur jako faktura opłacona.
6. W edycji wydarzenia zdefiniujesz stawkę VAT (zakładka “Płatności”). Definiowane ceny biletów są zawsze kwotami brutto. System operatora faktur automatycznie obliczy kwotę netto oraz kwotę podatku VAT.
7. Na fakturze będzie tylko 1 pozycja z kwotą całego biletu (całego zamówienia) bez względu na liczbę pojedynczych biletów zakupionych w ramach tego samego zamówienia. Domyślną nazwą tej usługi jest “Udział w wydarzeniu”, którą możesz zmienić w edycji danego wydarzenia w zakładce “Płatności”.
8. Każda faktura ma uwagę (notatkę na dole faktury) z informacją o numerze biletu w systemie Event on Click, np. Event on Click: bilet nr 12345678.
9. Kiedy walutą biletu (zamówienia, transakcji) jest PLN, to faktura zostanie wygenerowana w języku polskim. Jeśli walutą jest USD lub EUR – w języku angielskim.
10. Kiedy wydarzenie ma zdefiniowaną walutę PLN, to domyślnym krajem dla formularza “dane do faktury” jest Polska i taki kraj zostanie przekazany do serwisu operatora faktur wraz z danymi podanymi przez klienta. Jeśli wydarzenie ma ustawioną walutę USD lub EUR, to klient może samodzielnie wybrać swój kraj.
11. W przypadku waluty USD lub EUR faktura będzie zawierała notkę z informacją średnim kursie NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień transakcji. Nie dotyczy to sytuacji, kiedy ustawisz w koncie organizatora, że korzystasz z zwolnienia z VAT. Przykładowa notka w języku angielskim: Exchange rates table No 013/A/NBP/2025 of 2025-01-21. USD/PLN (exchange rate: 4,1101).
12. Numeracja faktur następuje zgodnie z domyślnymi ustawieniami w serwisie operatora faktur.

Screenshot-y z nowymi ustawieniami w koncie organizatora i w edycji wydarzenia

Nowe ustawienia w koncie organizatora

Nowe ustawienia w edycji wydarzenia