Jak to działa?

Zarejestruj się jako organizator

Jeśli chcesz opublikować wydarzenie i sprzedawać bilety wpierw zarejestruj się bezpłatnie jako organizator. Zarejestrować się może każda firma, organizacja, a także osoba prywatna.

Jeśli organizujesz szkolenie, warsztat, konferencję, koncert czy jakikolwiek inny event, dzięki tej platformie będziesz sprawniej zarządzać uczestnikami oraz ich płatnościami. Możesz tworzyć wydarzenia z wariantami biletu, tworzyć kupony rabatowe. Dzięki specjalnej aplikacji na swoim telefonie będziesz skanować kody QR widniejące na biletach uczestników.

 

Jeśli reprezentujesz dużą firmę czy organizację, warto wpierw sprawdzić, czy już wcześniej jakiś twój kolega z pracy nie stworzył firmowego konta. Na tej stronie możesz przeszukać listę organizatorów po nazwie. Jeśli twoja firma ma już 2 różne konta, prosimy o kontakt. Bezpłatnie dokonamy integracji waszych kont firmowych.

Po rejestracji otrzymasz dostęp do panelu administracyjnego oraz będziesz dysponował stroną z indywidualnym adresem, gdzie będą dostępne wszystkie twoje wydarzenia.

Indywidualny adres tej strony ustalisz podczas rejestracji. Pamiętaj, aby w adresie nie używać polskich znaków.

Twoje wydarzenia będą także widoczne na stronach ogólnych, gdzie przegląda się wydarzenia według miast czy według kategorii. Poza tym na stronie głównej widocznych jest kilka wydarzeń, które będą miały miejsce w najbliższym czasie.

Wybierz pakiet

Po bezpłatnej rejestracji masz 2 możliwości. Możesz skorzystaj z pakietu bezpłatnego lub wybrać pakiet płatny.

 

Pakiet bezpłatny – umożliwia publikować tylko wydarzeń bezpłatnych. Ustawiona jest tam domyślny koszt uczestnictwa 0,00 PLN i nie możesz tego zmienić w tym pakiecie.

 

Pakiet płatny – umożliwia publikowanie wydarzeń bez żadnych ograniczeń.

Są 3 rodzaje pakietów płatnych:

– pakiet miesięczny
– pakiet kwartalny
– pakiet roczny

Ponieważ nie pobieramy prowizji od sprzedaży biletów, opłata za korzystanie z platformy jest stała i wyrażona w czasowych jednostkach.

Cały zysk ze sprzedaży biletów jest dla ciebie.

Aby wybrać pakiet płatny przejdź do zakładki Twój pakiet. Za pakiet możesz zapłacić zwykłym przelewem na nasz rachunek bankowy, kartą płatniczą, lub przez PayPal.

 

PayPal / karta płatnicza

Wybierając PayPal otrzymasz dostęp do pakietu automatycznie po dokonaniu płatności. Jeśli nie masz konta PayPal i nie chcesz go zakładać, możesz w tej formie płatności, na stronie płatności PayPal, podać dane swojej karty płatniczej i zapłacić bezpośrednio swoją kartą przez system PayPal.

 

Przelew tradycyjny

W przypadku tradycyjnego przelewu, twój pakiet zostanie aktywowany przez nas, kiedy zaksięgujemy twoją wpłatę. Jeśli zależy ci na czasie, prześlij nam potwierdzenie wykonania przelewu z bankowości elektronicznej, abyśmy szybciej aktywowali twój pakiet. Nie pracujemy 24 godziny na dobę, ani w weekendy, wiec odczytamy twoją wiadomość w pierwszym możliwym terminie.

Stwórz wydarzenie

Po zalogowaniu zostaniesz automatycznie przekierowany do swojego panelu. Stwórz swoje pierwsze wydarzenie.

Jak wyglądają strony wydarzenia? Zobacz przykłady tutaj!

Obecnie masz do wyboru 2 wersje kolorystyczne strony wydarzenia i aż 10 wersji kolorystycznych mapy z lokalizacją wskazanego miejsca.

Możesz stworzyć wydarzenie z wariatami biletu, gdzie każdy wariant biletu będzie mieć inną cenę. Dzięki temu możesz łatwo kontrolować dostęp uczestników do usług premium podczas twojego wydarzenia.

Może tworzyć kupony rabatowe dla swoich klientów.  Na wybrane lub na wszystkie twoje wydarzenia. Może to być rabat kwotowy lub procentowy.

 

Większość pól do uzupełnienia podczas tworzenia wydarzenia jest oczywista i nie trzeba ich omawiać. Tutaj omówimy najciekawsze i bardziej zaawansowane opcje.

 

1. Koszt uczestnictwa

Jest to koszt brutto, czyli razem z podatkiem, który w swoim zakresie płacisz. Na platformie oraz na biletach widnieją tylko kwoty brutto. Nie jest wskazane, jaka część tej kwoty stanowi podatek.

Możesz stworzyć wydarzenie z wariantami biletów. Dla każdego wariantu ustalisz limit biletów oraz ich cenę. Przykładowe wydarzenie z wariantami ›

 

2. Promocyjna cena biletu

Poza ceną regularną biletu na twoje wydarzenie, możesz zdefiniować kwotę promocyjną w określonych przez ciebie ramach czasowych (od – do). Po wprowadzeniu tych ustawień na stronie wydarzenia kwota standardowa zostanie przekreślona, a obok pojawi się kwota promocyjna.

 

3. Sprzedaż indywidualna

W ustawieniach wydarzenia możesz zaznaczyć opcję, dzięki której kupujący będzie mógł nabyć tylko 1 bilet w ramach bieżącej transkacji. Dzięki temu masz pewność, że 1 transakcja będzie dotyczyć tylko 1 uczestnika.

A jak to się dzieje, kiedy ktoś kupi bilety dla większej liczby osób? Formularz rejestracji będzie bez zmian. Jeśli potrzebujesz poznać dane wszystkich uczestników (nie tylko imię i nazwisko kupującego), to poproś o podanie tych danych we formularzu rejestracji w polu “Informacje dodatkowe”.

 

4. Liczba uczestników

Możesz ustawić maksymalną liczbę uczestników w danym wydarzeniu. Jeśli ktoś zapisze się na twoje wydarzenie, ta liczba automatycznie zmniejszy się o jeden. Liczba w tym polu zawsze pokazuje aktualną liczbę wolnych biletów. Jeśli z jakiś powodów bilet zostanie anulowany, ta liczba zwiększy się automatycznie o jeden. W trakcie, kiedy wydarzenie jest opublikowane, możesz dowolnie zmieniać liczbę uczestników.

W dowolnym momencie możesz zatrzymać także sprzedaż biletów.

 

5. Widoczność na platformie

Są różne powody i sytuacje, dla których ogranicza się widoczność wydarzenia na platformie.

Jeśli chcesz promować wydarzenie wśród dedykowanej zamkniętej grupy i nie chcesz, aby uczestnikiem wydarzenia była przypadkowa osoba, przejdź do pola Widoczność na platformie i wybierz “Ukryty”. Inne pozycje, jak “Katalog” czy “Szukaj” wskazują, że wydarzenie będzie można tylko odnaleźć na stronach ogólnych z katalogami wydarzeń lub tylko przez wyszukiwarkę.

Po wydarzeniu nie musisz kasować swojego wydarzenia. Warto budować swoją historię i pokazać, że organizujesz swoje eventy od dłuższego czasu. Alternatywą dla kasowania wydarzenia jest jego ukrycie. Skasowanie wydarzenie nie oznacza, że dane uczestników zostaną również skasowane. Dane uczestników musimy trwale przechowywać.

 

6. Formy płatności

Dla wydarzenia płatnego musisz określić przynajmniej 1 formę: przelew bankowy lub PayPal / karta płatnicza. Jeśli wydarzenie jest płatne, uczestnik podczas rejestracji może podać swoje dane do faktury.

 

7. Pola do biletu PDF

Zwróć uwagę na pola, które zostaną dodane do biletu PDF dla uczestnika. Wypełnij je uważnie i starannie, aby uczestnik trafił bez problemu na miejsce.

Każde wydarzenie ma swój indywidualny i unikalny link. Promuj ten link w swoich kanałach promocyjnych: social media, newsletter, strona internetowa.

Formy płatności

Dostępne są 2 formy płatności za bilety: przelew bankowy oraz PayPal / karta płatnicza. Jeśli wydarzenie jest płatne trzeba ustawić przynajmniej 1 formę płatności.

 

Przelew bankowy

W ustawieniach wydarzenia podaj pełne dane do przelewu. Po rejestracji na wydarzenie uczestnik otrzyma wiadomość mailową wraz z tymi danymi.

 

PayPal / karta płatnicza

W tej formie płatności uczestnik może zapłacić swoim kontem PayPal lub jeśli nie ma konta i nie chce go zakładać – może zapłacić swoją kartą płatniczą.

W ustawieniach wydarzeniu, w dedykowanym polu, wpisz adres e-mail przypisany do twojego konta PayPal. Jeśli wpisujesz tylko 1 adres e-mail, wpisz go w postaci, np. “jan@kowalski|100” (nie wpisuj znaku otwierającego i zamykającego cudzysłów). Liczba 100 oznacza, że 100% wpłaty uczestnika zostanie przekazanych na twoje konto PayPal.

Możesz wpisać kilka adresów e-mail dla różnych kont PayPal. Wpłata uczestnika będzie wtedy dzielona procentowo wg tego, jak to zdefiniujesz.

Na przykład, jeśli wydarzeniem jest szkolenie prowadzone przez 2 trenerów, którzy postanowili, że ze względu na różny wkład w organizację i przeprowadzenie szkolenia, podzielą się zyskiem: 70% każdej wpłaty uczestnika powędruje na konto PayPal Jana, a 30% na konto PayPal Andrzeja.

W powyższej sytuacji tak należy ustawić formę płatności PayPal:

jan@nowak.pl|70
andrzej@kowalski|30

 

Ważne!

– Suma wartości musi wynosić 100.

– Nie wpisujemy znaku procenta (%).

– Każdy adres e-mail wpisz w nowym wierszu (powyższy przykład obejmuje 2 wiersze).

– Nie ma możliwości łączenia form płatności, np. 40% przez PayPal, a 60% przelewem bankowym.

Bilety dla uczestników

Uczestnik otrzyma wiadomość mailową z biletem na twoje wydarzenie (plik PDF):

– kiedy oznaczysz jego bilet jako zatwierdzony (w przypadku płatności przelewem tradycyjnym),

– automatycznie, jeśli uczestnik dokona płatności za bilet swoją kartą płatniczą lub przez PayPal.

 

Każdy bilet posiada swój unikalny kod QR, który dzięki specjalnej aplikacji na swoim telefonie możesz skanować.
Więcej informacji o aplikacji jest tutaj.

 

Rozpatrzmy 3 przypadki:

 

1. Uczestnik płaci przez PayPal lub kartą płatniczą

Kiedy uczestnik zapłaci za swój bilet przez PayPal lub kartą płatniczą, płatność dotrze do ciebie błyskawicznie, a status jego biletu zostanie oznaczony jako zatwierdzony i tym samym uczestnik otrzyma automatyczną wiadomość mailową z biletem PDF. Jest to najwygodniejsza forma płatności.

2. Uczestnik wykona tradycyjny przelew bankowy

Jeśli uczestnik wybierze przelew bankowy jako formę płatności, kiedy zaksięgujesz jego wpłatę i zatwierdzisz jego bilet, to dopiero wtedy uczestnik otrzyma wiadomość mailową z biletem PDF. Wystarczy zmienić status biletu na zatwierdzony, aby została wysłana do uczestnika wiadomość z biletem PDF.

 

W przypadku wydarzeń płatnych trzeba aktywować przynajmniej 1 formę płatności.

 

3. Wydarzenie bezpłatne

Jeśli wydarzenie jest bezpłatne, konieczna będzie akceptacja uczestnictwa danej osoby w wydarzeniu. Bilety PDF dostaną tylko te osoby, których statusy oznaczysz jako zatwierdzone.

 

Powiadomienia mailowe

Bez względu na formę płatności oraz to czy wydarzenie jest płatne czy bezpłatne, zarówno uczestnik, jak i organizator otrzymują odpowiednie powiadomienia mailowe.

 

Bilet papierowy czy elektroniczny?

To od ciebie zależy, czy poza wydrukowanym biletem PDF będziesz uwzględniał także bilety okazane na telefonie czy tablecie. Rekomendujemy, aby honorować wszystkie formy okazania biletu przez uczestnika.

 

Kilka biletów w 1 pliku PDF

Jeśli uczestnik zapisał się jednocześnie na kilka wydarzeń, twoich lub innych organizatorów, jego plik PDF z biletami będzie tak skonstruowany, że na jednej stronie pliku PDF będzie tylko 1 bilet na 1 wydarzenie.

Aplikacja mobilna: skanowanie kodów QR

Każdy bilet na wydarzenie ma swój unikalny kod QR. Do skanowania i weryfikowania biletów wystarczy Ci telefon lub tablet z zainstalowaną specjalną aplikacją.

Aby skanować i weryfikować kody QR rekomendujemy posługiwanie się bezpłatną zewnętrzną aplikacją na urządzenia mobilne (telefon lub tablet), której deweloperem jest firma Berry Wing:

– Android: Scan to Web
– iOS: Barcode Scan to Web

Szczegółowa instrukcja obsługi, krok po kroku, znajduje się tutaj.

 

Kilka screenów z tej aplikacji

Aplikacja mobilna: powiadomienia o nowych uczestnikach

Jeśli chcesz otrzymywać na swoim urządzeniu (telefonie lub tablecie) powiadomienia, kiedy na twoje wydarzenie zapisze się nowy uczestnik, mamy na to sposób.

W swoim panelu administracyjnym przejdź do zakładki Ustawienia, a potem Aplikacja.

Zapoznaj się dokładnie z instrukcją. Zarówno dla telefonów z system Adroid, jak i iOS dostępna jest aplikacja Pushover.

Aplikacja jest bezpłatna przez pierwszych 7 dni. Dalsze używanie kosztuje jednorazowo $5. Miesięczny limit to 7500 powiadomień push na dowolne urządzenie mobilne.

Powiadomienie na twoim telefonie będzie zawierać: imię i nazwisko uczestnika, nazwę wydarzenia, cenę biletu oraz link do twojego panelu organizatora, gdzie zobaczysz wszystkie dane uczestnika i gdzie zmienisz jego status na zatwierdzony.

Screeny

Kilka screenów z naszej platformy

Panel organizatora – zakładka Raporty

Panel organizatora – zakładka Wydarzenia

Panel organizatora – zakładka Uczestnicy

Aplikacja mobilna Pushover – lista powiadomień na telefonie/tablecie

Przykładowy bilet PDF, jaki otrzymuje uczestnik wydarzenia